Vi basti pensare che questo articolo nasce con una memo vocale in auto, prima di una visita ad un cliente, che inizia così: “Cosa significa essere un’azienda fluida e affidabile?”.

Con Fluid Company intendo un’azienda senza barriere, né nello spazio, né nell’operatività: quel tipo di azienda che deve plasmarsi velocemente, fra evoluzione tecnologica, riduzione dei costi e mobilità delle persone.

Il dinamismo tecnologico, che è diventata parte integrante della nostra vita (e soprattutto delle nuove generazioni), ha portato le aziende che si occupano di Information Technology ad abbreviare drasticamente la pianificazione e viaggiare costantemente con un occhio puntato sulla ricerca e uno sul mercato, pronte a sterzare al momento giusto per non vedersi rapidamente superati da realtà più fresche. “Adattarsi a questi cambiamenti, identificando nuove opportunità e imparando a pensare fuori dagli schemi, è quanto i manager devono fare se non vogliono lasciare le loro imprese ferme al palo.”

Essere fluidi non è solamente una questione di innovazione ma è anche una questione di necessità. La grande recessione ci ha messo alla prova e non esistono più aziende che possono permettersi di non fare i conti con i costi. Ogni azienda, anche la più salda, ha bisogno di monitorare i propri costi fin dal principio e cercare di ridurli al meglio.

Che sia dovuto ai costi o che sia dovuto ad una cultura di vita diversa, il modo con cui si lavora con clienti e collaboratori continua a cambiare. Pensate solo alle forme di interazione che ognuno di voi avrà provato in questo 2016, attraverso strumenti sempre più virtuali e meno fisici (chiamate su Skype, documenti condivisi su Drive, messaggistica di team su Slack, presentazione di prototipi su Whatsapp).

Si diventa fluidi nello spazio e nel tempo. Oggi si hanno collaboratori di ogni tipo, dislocati nel mondo e di nazionalità diverse, interni, esterni, che lavorano full-time, part-time o anche solamente per qualche ora alla settimana. In tutto questo un’azienda deve essere capace di crescere, raggiungendo i risultati, con etica e sufficiente margine. E per raggiungere questo obiettivo non bisogna avere barriere, soprattutto mentali.

Non starò ad elogiare il telelavoro, in quanto ne conosciamo già gli ottimi risultati sia in termini di risparmio sia in termini di qualità della vita, ma vorrei soffermarmi sull’importanza per un’azienda di avere anche un punto di riferimento fisico, un luogo dove i componenti possano sentirsi in-house e respirare il centro operativo. Non parliamo più di un ufficio in maniera standard, le quattro mura entro le quali dover rimanere 8 ore, ma di un ambiente dinamico dove trascorrere tempo o essere di passaggio, senza entrare ed uscire con dei cartellini, senza avere occhi dei superiori che controllano le lancette.

Gli spazi devono quindi essere dinamici, riusabili, componibili. Ambienti che possono servire un giorno per una presentazione al cliente, il giorno dopo per lavoro d’ufficio e quello dopo ancora per una web conference: in una parola, ambienti di coworking e di spazi condivisi multiuso.

Progetti, clienti, team sono entità che hanno bisogno di interagire ed organizzarsi, non sempre allo stesso modo, ma sempre nella maniera più efficiente. Ad oggi la metodologia Agile ha aperto le porte a nuove forme di project management che permettono di gestire al meglio progetti (non soltanto software), integrando direttamente il cliente nel processo per massimizzare fiducia e raggiungimento dell’obiettivo. Ma come ogni strumento deve essere un aiuto, non una forzatura, e quindi utilizzato nella maniera migliore. E anche noi in Mango ci accorgiamo che ogni progetto è a sé, perciò la stessa tecnica Agile rimane fluida, assorbita nei concetti ma non subita nelle regole.

E poi ci sono gli strumenti per interagire, da quelli già citati in precedenza a quelli che permettono di creare un progetto in modalità collaborativa con il cliente. In Mango, la condivisione dei documenti con i clienti ci permette di arrivare a presentare un’offerta che centri le aspettative costruendo insieme le specifiche, fondamentale per noi che puntiamo tutto sulla personalizzazione dei nostri prodotti. Dunque documenti raggiungibili sempre e dovunque, attraverso tecnologie mobile che conosciamo bene. Abbiamo praticamente raggiunto l’era della connettività h24 e consultare una qualsiasi informazione progettuale nel momento in cui è necessaria (come durante la nascita di un’idea) non è più un problema.

Essere fluidi non vuol dire soltanto fornire un servizio innovativo che utilizza strumenti moderni ma anche riuscire ad essere affidabili (che nel mondo del lavoro rimane ancora oggi la qualità più grande) sfruttando tutte le tecnologie a disposizione. Anche solamente poter dare una conferma ad un cliente mentre siamo in mobilità ci permette di trasmettere sicurezza e senso di responsabilità con il minimo sforzo.

Se lo spazio fisico deve essere una base per gli interni, per i clienti il fornitore non deve avere staticità. È così che il servizio diventa continuativo e il brand che lo fornisce è pervasivo e sempre pronto a sostenere il cliente. Ma se per il cliente il fornitore non è più fisicamente dislocato, le persone in mobilità che interagiscono a nome del brand diventano ancora più importanti. Nulla di più lontano da un freddo call center ma figure competenti che, sebbene con strumenti virtuali, ti assistono quando ne hai bisogno. E allora nella massa fluida rappresentata dall’azienda, le persone che la compongono diventano i neuroni attraverso i quali creare le sinapsi con le aziende-cliente, siano queste più o meno fluide, in modo anche da riempire il vuoto se necessario.

Sebbene possa sembrare difficile per le aziende adattarsi a questi cambiamenti sempre più repentini il segreto è essere aperti ad ogni opzione tecnologica e di gestione e adottarla nel momento in cui questa risulti adatta; e se non lo è valutare una variante personalizzata per renderla calzante.

Menti curiose e reattive al cambiamento sono gli ingredienti giusti per comporre le masse fluide che ogni giorno vanno ad oliare il motore spesso arrugginito del mercato, che è nostra responsabilità far funzionare al meglio.